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Aplicaciones 22/05/2021

De esta manera podrás importar los datos de una tabla en PDF directo desde Excel

Sigue estos pasos para que puedas extraer tus tablas en Excel sin tener que recurrir a programas de terceros.

Poder importar una tabla en PDF desde Excel es posible desde hace ya un año. Son pocos los usuarios los que conocen esta función y en este artículo te enseñamos el paso a paso para lograrlo.

Los archivos PDF tienen una gran demanda en cualquier institución. Todas las empresas y corporaciones utilizan este formato al momento de compartir informes o notas en formato de tablas.

El problema está cuando se quiere copiar una información y pasarla a otro documento. En caso de una tabla, al intentar con el tradicional copia y pega desde el PDF a otro documento, el orden y el formato del archivo no se mantienen, lo que se convierte en un verdadero dolor de cabeza.

Aunque programas profesionales como Tabula te ayudaban con este problema, el hecho de poderlo hacer desde Microsoft Excel era imposible hasta hace un año.

Pasos para importar una tabla en PDF directamente de Excel

  • Lo primero es abrir un documento en blanco de Excel y hacer clic sobre la pestaña “Datos”. Luego de esto verás una barra de herramientas donde aparecerá un primer icono que abre un menú desplegable. Deberás hacer clic y seguir la siguiente ruta: Obtener datos > Desde un archivo > Desde PDF.
  • Ahora aparecerá una ventana del Explorador en la que tendrás que seleccionar el PDF que quieras usar como fuente de los datos. Cuando lo hagas, se mostrará un mensaje indicando que se “está estableciendo conexión” y analizando los datos del PDF.

El tiempo que tarda este proceso dependerá del tamaño que tenga el archivo PDF.

  • Al completarse, verás una ventana con una barra lateral con las posibles fuentes de datos del archivo y, del lado derecho, posee una previsualización de los mismos.
  • Notarás que habrán tantas fuentes de datos como tablas diferentes y puede que se muestran distintas interpretaciones en los mismos datos, según explica el portal Genbeta en sus ejemplos con capturas de pantalla.
  • En este caso tendrás que elegir los datos que buscas de la manera más exacta que se pueda y le darás clic en la opción “Transformar datos”.
  • Ahora los datos que has elegido comenzarán a cargarse en una nueva ventana del Editor de Power Query, permitiendo que un manejo más avanzado de los mismo en comparación con las opciones que ofrece Excel.
  • En caso de que lo quieras, podrás modificar la tabla desde este editor. Lo relevante de esto es hacer clic donde dice “Cerrar y guardar” para que se remitan todos los datos a la ventana principal de Excel.
  • Al hacer esto podrás ver todos los datos formateados desde el programa de Microsoft, aunque con ciertos detalles en la extracción, pero que de igual forma sigue siendo una función bastante útil para ahorrar tiempo.