Home- office: organicemos la comunicación en remoto, por 9punto5

Home- office: organicemos la comunicación en remoto, por 9punto5

Los expertos en trabajo remoto, el equipo de 9punto5, seleccionó varios consejos a la hora de organizar un equipo de forma eficiente.

Esta columna fue escrita por el equipo de 9punto5, expertos en trabajo remoto y organizadores de la mayor conferencia sobre el tema en Latinoamérica.

 

Cuando un colega quiere hacer alguna consulta, se acerca y se genera una conversación de inmediato. Quizás le decimos "dame unos minutos, estoy terminando esto…". En otras ocasiones no te encuentra y debe esperar.

Estando remoto ocurre igual. Si quieres hablar con alguien sin previo aviso, los canales de comunicación son variados: llamadas por teléfono, videollamadas, plataformas de comunicación, email. Si te contesta de inmediato, ya sea porque tiene tiempo para hablar o para acordar un horario posterior, está perfecto. Lo ideal es saber ¿qué hacer cuando no es así?

Para no colapsar si no responde de inmediato, sobre todo cuando la comunicación es asíncrona, se pueden establecer tiempos de respuesta. El tiempo máximo para comentar un nuevo tema en herramientas de comunicación como Slack/ Team/ Twist puede ser -por ejemplo- de 4 horas. Esto nos permite conocer el periodo de tiempo en el cual podemos "desconectarnos" o trabajar en otra tarea, sin que genere un problema.

También se pueden categorizar los canales de comunicación. Por ejemplo dada la inmediatez que significa una llamada telefónica, ésta puede ser la vía para un asunto urgente. De esta manera, si te llaman y no estuviste disponible, se asume es importante y no puedes esperar para devolver la llamada. Si un tema no es de extrema urgencia se puede agendar una videollamada. Si quieres conocer la opinión de los demás puedes escribir en el chat, seguro alguien contestará cuando tenga tiempo o en el período definido.

En este punto es oportuno destacar la importancia de tener una buena PLANIFICACIÓN. Ésta aporta a prever momentos donde tomar decisiones en conjunto es clave. El inicio de un proyecto, para su planificación inicial y alineación de procesos, roles y objetivos por ejemplo. O el cierre del mismo en caso de ser necesario tomar decisiones de último momento o compartir los resultados. Esto permite agendar con tiempo las reuniones cada ciertos periodos o en determinadas etapas.

¿Qué equipamiento necesito para una videollamada?

La mejor configuración posible es tener audífonos, micrófono, una cámara HD y estar en un lugar tranquilo. Esto te ayudará a tener una mejor comunicación, para que te vean, escuchen y escuches.

Independiente de tenerlos, si es posible busca un lugar sin o con pocos ruidos al alrededor. Idealmente, donde no te vayan a interrumpir. Esto también aporta a poner foco en la llamada, no hacer cosas en paralelo. Siempre se agradecerá que tengas en lo posible una conexión estable a internet.

Si tienes que elegir, privilegia un buen sonido por sobre el video. La cámara en muchos casos es prescindible. Sin embargo, es una una buena práctica tenerla prendida durante la llamada.

Una buena regla para las reuniones es: si una persona está remoto, todos estamos remoto. Esto evita la conversación entre quienes puedan estar juntos, y que quien esté remoto se pierda información. Además cuando varios ocupan un mismo computador para la llamada, quien es dueño de este tiene que estar más atento, debe configurar la cámara y el audio, quizá tomar nota y el resto se despreocupa, baja la participación e interacción en la llamada. Si por alguna razón se va a dar el caso de que varios estén juntos, es buena idea usar un micrófono ambiente o de 360º.

Coordinar reuniones con participantes en todo el mundo

Una tarea simple como agendar una reunión con personas en un mismo lugar, puede volverse compleja cuando hay colaboradores en distintas zonas horarias o hay cambios de hora por país. Una plataforma recomendada para esto es www.time.is. Ésta ayudará para encontrar el horario más cómodo para la mayoría de los miembros del equipo.

Sobre todo por quienes estén en un horario desfavorecido, preocúpate que las reuniones tengan agenda previa, sean breves, ejecutivas, claras y con algún material que resuma los acuerdos para ser revisado en otro momento.

Hay que destacar el último punto, considerando un beneficio el hecho de sobre-comunicar dado que las diferencias culturales, significado de las palabras, usos y modismos hacen indispensable que en los canales de comunicación se repita la información. Debes tener la certeza que cada miembro del equipo comprendió sus responsabilidades y tareas. No dar nada por sentado – “don’t take anything for granted".

Retroalimentar a tu equipo y dar feedback duro a distancia

El arte de retroalimentar mejora si se ha instalado una cultura de comunicación fluida donde el equipo se ha acostumbrado a verbalizar lo que piensa y siente. Esto genera un efecto a largo plazo donde los conflictos se solucionan de mejor manera. Como líder del equipo, al momento de retroalimentar debe ser en forma directa, clara y sobre todo precedida de haber promovido una cultura de diálogo permanente.

Cuando toca regañar, resulta fundamental distinguir los elementos objetivos de la conducta o acción que se quiere hacer ver, sabiendo separarlo de los sentimientos que generan el malestar. Hay que decirlo todo, pero recuerda que sólo lo que sea verbalizado será lo que se reciba, guía la conversación para desarrollar los elementos de malestar y utiliza el lenguaje escrito para formular los acuerdos que dan por solucionado el asunto. No asumas que el asunto está resuelto si no se ha dicho expresamente.

En contextos internacionales la regla cobra mayor importancia, en algunas culturas decir todo frontalmente es lo habitual, pero en otras se debe trabajar en construir esa cultura de trabajo.

Da atención al cuidado emocional del equipo

Los canales de información remotos a veces dificultan la tarea de descubrir sutilezas en el comportamiento humano que develan apatía, rabia, frustración, los niveles de energía, bajadas o subidas de ánimo, etc. La mera evaluación de los resultados, la imagen en pantalla o los textos no son suficientes. Por el contrario, un emoji, una risa escrita o una imagen de la cámara puede disimular cualquier emoción verdadera.

El trabajo remoto tiene ese riesgo real. Ante esto es importante que el autocuidado esté protocolizado, es decir que se hagan disponibles tiempos y que se entreguen ideas concretas que promuevan la salud física, emocional y mental de las personas.

Además, es muy valioso crear instancias concretas y regulares para conversar únicamente de los estados personales, las que pueden ser en conversación uno a uno o en grupos, respetando por supuesto el derecho a la intimidad y generando un ambiente de seguridad. Esto también puede ser algo relajado, en estas instancias puedes hablar de gustos personales: como series, películas, música, videojuegos, libros, etc.

Los agobios personales no deben ser ocultados por miedo a generar dudas del proceso productivo, caso contrario se puede generar una verdadera bomba de tiempo. En una cultura tóxica las personas no pueden decir que se sienten mal, que están estresadas, que les está costando concentrarse. Todo esto está pasando en medio de la emergencia actual por el coronavirus y es una pésima idea tratar de ocultarlo debajo de la alfombra. Por el contrario, es importante hacerse cargo de esta realidad y buscar formas de manejar.

Para descubrir más consejos los invitamos a visitar el blog de 9punto5 y leer Consejos para líderes de equipos remotos – por Rafael Galaz.