Workep, la plataforma colombiana de gestión de proyectos en línea

A menudo conseguir ponerse de acuerdo con el equipo de trabajo de la empresa puede parecer complicado.  El tiempo que lleva asignarse tareas, apuntar en el calendario las fechas de entrega y compartirse documentos puede alargarse de manera indefinida dependiendo de qué tantos pasos tome el proceso. De trabajar a distancia, el proceso puede tardar aún más. En esto pensaba el colombiano Carlos Álvarez cuando se le ocurrió crear Workep.

Workep es una plataforma que se dedica a la gestión de proyectos. Por medio de la suite de Google, se encarga de ayudar en la organización de un equipo de trabajo. Puede utilizar Sheets, Docs e inclusive Drive para compartir información útil entre los miembros del grupo. Igualmente, en Calendar puede anotar las tareas de cada quien con sus respectivas fechas.

Está enfocada en incrementar la productividad de las empresas. Ofrece uso de carpetas compartidas, rastreador de tiempo para medir recursos gastados, generación de diagramas de Gantt, etc. Además su interfaz está diseñada para ir de la mano con todas las herramientas que ofrece Google.

Ciertamente no es la única plataforma que tiene acceso a las aplicaciones de Google. Sin embargo, Édgar Medina, director de marketing de Workep, explica por qué se diferencia de otros sistemas similares:

Otras plataformas como Trello, Asana y Zoho permiten usar Google Docs, pero la integración no se encuentra automatizada. Por ejemplo, en Zoho puedes anexar un documento de Google Docs a una tarea, pero para ello se deben completar hasta cuatro pasos. En Workep, ese proceso se encuentra automatizado. Cuando el usuario crea la tarea, esta aparece de forma automática en Google Calendar y se le ofrece la opción de crear o anexar el documento de Google Docs con un solo clic».

¿Cómo funciona?

Su interfaz es muy sencilla. Para registrarse solo es necesario tener una cuenta de Google. Inmediatamente le pedirán que cree una organización y le asigne un nombre. A partir de ahí podrá gestionar sus proyectos, asignar miembros a ellos y modificar la configuración de estos. Puede visualizar los proyectos en forma de lista, kanban y Diagrama de Gantt.

Tenga en cuenta que hay una versión gratuita y una  por suscripción. La versión gratuita permite la creación de un solo equipo de máximo 10 usuarios. La versión paga no tiene esa limitación. Por 5 dólares mensuales por usuario,  las empresas tienen acceso al diagrama de Gantt, pueden crear dependencias (un tipo de tarea que es dependiente de la concreción de otra), usar el rastreador de tiempo (permite medir con precisión cuánto se demoran las personas en completar una asignación), crear plantillas de proyectos (esta función facilita clonar la estructura completa de un proyecto para reutilizarla) y usar el buscador universal. Los usuarios pagos tienen, por último, acceso a un programa de asistencia técnica preferencial.

El proyecto Workep

Workep lleva operando en su totalidad desde febrero de 2017. Ganó en convocatorias de aceleradores de emprendimiento como Ruta N, Socialatom Ventures y Parallel 18. Se pensó desde el inicio como una startup global por lo que en su corto tiempo ya logró estar disponible en siete idiomas.

Su creador, Carlos Álvarez, trabajó anteriormente como administrador de proyectos. Según él, creó una plataforma de integraciones porque vio la necesidad de conectar la comunicación de flujo de trabajo:

Las personas sienten que un gestor de proyectos es otra tarea manual y compleja, pero no debe ser así. Lo que complica la gestión de proyectos y reduce la productividad es la necesidad de usar múltiples herramientas diferentes. Con la llegada de Google Apps, la colaboración en línea se volvió más eficiente, pero aún faltaba la coordinación e integración de estas herramientas en los proyectos de las empresas que usaban la suite de Google. Ahí nació Workep».

En los últimos 10 meses la empresa pasó de tener 5.000 usuarios a tener más de 30.000. Como meta para este año, esperan tener 100.000 usuarios con una facturación de al menos $50.000 dólares mensuales. Cerca de un 60% de los usuarios actuales provienen de compañías de menos de 20 empleados, 30% de ellos son compañías con menos de 100 y un 10% son grandes compañías como Aeroméxico, Nielsen y Vodafone.