Reinventando el e-Mail: La búsqueda por un mejor sistema de mensajes

Reinventando el e-Mail: La búsqueda por un mejor sistema de mensajes

¿Recibes más mensajes de los que puedes leer? ¿Muchos de los correos que recibes no tienen ninguna importancia? Hay gente que sufre tu mismo problema.

¿Cuántos correos recibes al día? Si solo se trata de unos pocos, es posible que tu casilla de correo cumpla tus expectativas. Pero si eres de los que se descuida un día o dos y luego amanece sepultado bajo una montaña de mensajes, seguro habrás pensado: ¿No habrá otra forma de manejar todo esto?

El correo electrónico como lo conocemos hoy nació en 1971 en la ARPANET, precursora de Internet. La idea era que personas conectadas a la red pudiesen enviarse mensajes a través de la red de forma compatible, sin importar el servicio que la persona estuviese utilizando. Es decir, si yo tengo una cuenta de Gmail, puedo enviarle un correo a alguien con un Yahoo Mail, o un Hotmail, ya que el sistema es compatible.

Por entonces había muy poca gente con una cuenta de correo por lo que la invasión de los mensajes no era un problema. Pero en la década de 1990 comenzó a masificarse, y nacieron luego las suscripciones a newsletters, cupones de descuento, boletas electrónicas, comprobantes varios, phishing, spam y más tipos de e-mails.

“Cuando una persona no puede leer todos sus mails y pierde trabajos o mensajes importantes es porque algo anda mal”, opina Nicolás García, diseñador de interfaces de usuario que propuso recientemente reformar el correo electrónico a través de un concepto.

Como Nicolás, hay varios que opinan que algo anda mal con el correo electrónico y que tiene que haber una forma de repararlo para que funcione.

¿Se puede reparar?

En 2009, Google intentó tomar una posición radical y no reparar el e-mail, sino que crear un sistema nuevo. Ese sistema se llamó Wave, y fue una mezcla entre correo electrónico, mensajería instantánea, wiki y red social en un servicio basado en web. Era una herramienta colaborativa para llevar a cabo tareas, que terminó muriendo definitivamente el año pasado, luego que no lograra la adopción que se esperaba.

El año pasado, cansada del colapso del correo, la empresa francesa Atos decidió prohibir el envío de correos electrónicos internos. De esta manera si tenías que solicitarle algo a un colega, o hablabas directamente con él, o le enviabas un mensaje por chat, pero no más mails. La decisión se tomó luego de determinar que el 10% de los 200 mensajes que recibían en promedio cada uno de los 74 mil empleados de la firma eran útiles.

Sin embargo, la mensajería instantánea no puede reemplazar al correo en todo. Una de las funciones quizás más relevantes es que en los e-mails queda un registro de la conversación que se puede revisar luego.

“Pese a lo tentador que resulta reemplazar todos los protocolos y comenzar de nuevo, no creo que eso sea muy realista”, afirma Dave Baggett, co-fundador de la empresa Arcode, que desarrolla un cliente para “reparar” el correo electrónico llamado Inky.

De esta manera, la mayoría de las propuestas que existen actualmente para reparar el correo giran en torno a un cliente, que tome los correos que recibas de diferentes cuentas, y te ayude a gestionarlos de una manera más fácil.

El correo por relevancia

“Creemos que el lector de correos debiera ser más inteligente, simple y seguro”, dice Baggett. “Debería saber qué significan tus mensajes y cuán importantes son para ti”, explica.

La propuesta de Inky es ordenar por relevancia, similar a la función de “bandeja de entrada prioritaria” lanzada por Google en 2010. Inky aprende los correos que son más importantes para ti, manda a los cupones a una carpeta separada, y apuesta por una interfaz minimalista que libere la mayor cantidad de espacio para el usuario.

“Como Google demostró con las búsquedas en 1998, mostrar los resultados más relevantes primero mejora la experiencia de usuario”, dice Baggett. En lugar de desplegar los correos por orden de llegada, se ven según la relevancia, de más importante a menos importante.

La propuesta de Inky es agradable a la vista, pero la relevancia no necesariamente resuelve todos los problemas que tenemos con el correo actualmente.

El correo como lista de tareas

Una manera diferente de concebir el correo es como una lista de tareas. “Todos los mails los veo como ‘acciones’. ‘Envíame un diseño’, ‘Firmar el contrato’, ‘Cena en tal lugar’, etc. Por más que sea de mi madre invitándome a cenar a su casa o un abogado pidiéndome que firme un contrato, todos tienen la misma estructura: Qué, cómo, cuándo, dónde, con quién, a que hora, etc“, dice Nicolás García.

“La mayoría de los mails incluyen esto, pero perdemos mucho tiempo leyendo todo el mensaje para buscar estas informaciones o tenemos que responder para preguntar informaciones faltantes, me pareció interesante diseñar un sistema de mails donde todo gire en torno a las acciones”, explica.

En el concepto diseñado por Nicolás, tu bandeja de entrada se transforma en una “lista de tareas”, donde puedes asignar fechas, delegar una acción, asignar importancia, y responder si realizarás o asistirás a lo que se pide simplemente haciendo clic en un botón, en lugar de tener que escribir otro correo respondiendo.

La idea de Nicolás es sólo un concepto. “Nació como prototipo sin ningún plan específico de desarrollo, pero con la idea de servir como inspiración a desarrolladores que estén verdaderamente interesados en abordar este proyecto”, afirma.

Tobias Van Schneider también comenzó haciendo un diseño conceptual, al que bautizó como .Mail. Sin embargo, ante la respuesta que recibió su idea, comenzó el desarrollo para convertirlo en realidad. Una de las características propuestas por Van Schneider implica poder marcar que un correo corresponde a una tarea, y asignarle un “Actionstep” o importancia.  Un correo marcado de esta manera será enviado a un menú llamado “Next Steps”, donde puedes ver todas las tareas que tienes pendientes, y donde puedes chequear con un ticket si ya las terminaste para que desaparezcan de la lista.

.Mail también propone dos características muy interesantes: Gestión de adjuntos y notificaciones. En el primero, se propone un menú donde puedas ver todos los archivos adjuntos que te han llegado por correo, para que puedas encontrarlos más fácilmente, en lugar de tener que recordar el correo en el que venían. También se propone reemplazar todos los correos de tipo notificación (tienes un nuevo seguidor en Twitter, por ejemplo) para que sean eso: Una notificación. Te llegarían al instante, pero irían como mensajes más pequeños en una sección aparte, para que no molesten al resto de los e-mails que tienes en tu bandeja.

El correo móvil

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La mayoría de los clientes que hemos visto se enfocan en el escritorio, y cómo gestionar los correos desde la oficina. Sin embargo, cada día utilizamos más dispositivos móviles y resulta cotidiano revisar el correo desde el smartphone, donde la experiencia es diferente.

“Hablando en términos generales, es difícil cambiar el comportamiento y afectar a los jugadores establecidos. La única excepción es cuando hay un gran cambio que está ocurriendo al que puedes sumarte y aprovecharlo“, afirma Gentry Underwood, CEO de Orchestra, la empresa detrás de la aplicación Mailbox.

La idea de Mailbox es gestionar de forma fácil los correos desde la pantalla pequeña de tu teléfono móvil. El diseño es sencillo y despejado, e incluye características como la posibilidad de programar un horario para lidiar con un correo – dejarlo para mañana, pasado o cuando quieras, cuando el correo volverá a aparecer en la bandeja de entrada para que no olvides responderlo.

Lo móvil “está cambiando la forma en que hacemos casi cualquier cosa, y creando oportunidades masivas para cambios”, afirma Underwood, por lo que la apuesta inicial de Mailbox es por los teléfonos. De momento, se puede solicitar una invitación para probar la aplicación, que por ahora solo funciona en iOS con Gmail. “Más adelante también esperamos lanzar una aplicación para escritorio”, no descarta el CEO de la compañía.

Los jugadores establecidos

Los servicios de correo masivos son los que tienen la mayor oportunidad de generar un gran impacto si realizan cambios, pero por el momento no hemos visto variaciones demasiado radicales respecto de las funcionalidades existentes. Para los jugadores más pequeños, “sacar un proyecto así y pretender competir contra Google, Hotmail – ahora Outlook.com -, o Aol, es casi imposible”, opina Nicolás García. Pero a menos pueden servir de inspiración sobre lo que es posible hacer.

No es que a los jugadores grandes el tema no les interese.

Aol lanzó hace poco Alto, que funciona como un cliente web, y que permite gestionar cuentas de Gmail, Yahoo Mail, iCloud o AolMail. Alto realizó una propuesta interesante al permitir reordenar tu correo para ver sólo los mails que traen fotos, sólo los que tienen archivos adjuntos, sólo los cupones o sólo las notificaciones. Es una ayuda para clasificar rápidamente qué es importante y deberías leer primero. También permite marcar un correo para que vuelva al principio de la bandeja de entrada cada cierto tiempo, para recordarte que debes lidiar con él, y otras funciones que intentan lidiar con el problema de la sobrepoblación de correos.

Hotmail en tanto se renovó a Outlook.com cambiando su diseño radicalmente para seguir el estilo de Windows 8, pero también agregó funciones nuevas como la sincronización de contactos desde diferentes servicios, la integración del chat, un sistema para borrar correos de forma programada (ideal para deshacerse de newsletters o cupones viejos) y funciones de productividad, entre otros. Al igual que Alto, Outlook.com tomó el camino del cliente, permitiendo gestionar múltiples cuentas de correo desde el mismo lugar.

Por el lado de Gmail, el servicio de correos más grande del mundo con 425 millones de usuarios mensuales, también se han introducido algunas herramientas para ayudar a manejar un alto volúmen de correos, como etiquetas, bandeja de entrada dividida, el mencionado “inbox prioritario”, pero el problema persiste. Hay signos de que existe interés por hacer mejoras, como la compra de Sparrow el año pasado, un cliente para iOS y Mac que llamó mucho la atención.

Al menos hay claridad en que el correo electrónico es una herramienta que necesita algunos ajustes. Lo bueno es que hay varias propuestas, que si bien no se han concretado, muestran que hay interés por resolver la invasión de correos, que dejan a muchos sepultados en la desesperación de no poder convivir con tantos mails.

Links:
–  Inky
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