e-Cabinet o reuniones de gabinete de Ministros siglo XXI

e-Cabinet o reuniones de gabinete de Ministros siglo XXI

Estonia es un pequeño estado europeo, con poco más de 1,3 millones de habitantes que hace ya varios años se transformó en uno de los máximos innovadores en el ámbito de las nuevas tecnologías de información y comunicación (TICs), y su aplicación a la resolución de los problemas cotidianos. El gobierno de Estonia ha implementado hace tiempo una estrategia de gobierno electrónico (e-government) que es modelo de estudio en Europa y mas allá.

Entre los múltiples servicios implementados por el gobierno estonio me interesa comentar aquí acerca de una de las iniciativas más novedosas: el e-Cabinet. Se trata de una interfaz tecnológica diseñada para preparar, conducir y administrar las reuniones ministeriales garantizando una mayor eficiencia, transparencia, e incluso sustentabilidad desde el momento en que todos los intercambios de información son digitales, sin necesidad consumo de papel ni otro tipo de insumos.

¿Cómo funciona el e-Cabinet en la práctica?

Por lo general las reuniones ministeriales son semanales. Los Ministros preparan en un formato electrónico los temas que proponen para ser discutidos durante la reunión. A continuación un funcionario se encarga de listar esos temas en el sistema de e-Cabinet para que todos los Ministros puedan consultarlos. Posteriormente el Primer Ministro junto con sus asesores revisa los temas propuestos y define cuales se incluirán en la reunión.

Una vez habilitada la agenda con cada uno de los ítems a ser tratados, los Ministros pueden acceder a la página del e-Cabinet. Al hacer click en la sesión correspondiente a ese día se despliega una nueva ventana donde se describen los ítems o temas de la agenda. Dentro de cada item a su vez se incluyen documentos, opiniones y posiciones personales sobre el asunto, de manera que cada funcionario disponga de la información necesaria para la toma decisiones. Los Ministros pueden fijar su posición a favor o en contra de cada uno de los ítems a través de un voto que realizan electrónicamente, e incluso tienen la opción de manifestar su intención de tomar la palabra el día de la reunión. Este procedimiento ahorra mucho tiempo ya que los temas que no reciben objeciones previas a través de e-Cabinet, son aprobados sin necesidad de un debate durante el encuentro.

Llegado el momento de la reunión, cada participante dispone de toda la información en tiempo real. Las decisiones se toman a partir de los datos del e-Cabinet y de las discusiones que tienen lugar. Cada uno de los ítems es marcado en el sistema mediante un código de colores de acuerdo a si el tema fue tratado, esta en tratamiento o ha sido desestimado. Culminada la reunión de gabinete ministerial, las minutas de la misma son copiadas, archivadas y puestas a disposición del público en Internet de manera inmediata.

Cada minuta contiene un informe completo en el que se incluyen memorandums explicativos, tablas de datos, extractos informativos y cualquier otro dato que resulte de utilidad para la ciudadanía.

Nota: Nicolás Perrotta es Co-fundador de Fundación DemocraciaViva, Argentina (2003) y co-fundador & Editor de e-GovBlog.com. Participó como Experto Independiente y evaluador de proyectos en el área de Tecnologías para la Sociedad de la Información, (2005) y Cooperación Internacional (2008), de la Comisión Europea (CE). Es miembro fundador del Board Editorial del International Journal of Electronic Governance, e-Gov Lab, University of Athens (2006-2007) y fue miembro del Comité Científico del World e-Democracy Forum en Francia (2005-2006), y nos estará acompañando con algunas columnas en el futuro.