Jugamos con la versión final del Office Professional Plus por unos días. Exploramos los más de 100 rincones nuevos que la suite de Microsoft ofrece en esta versión recién lanzada oficialmente.

Este es uno de esos programas complejos por lo que va a ser muy difícil abarcarlo todo, es más, va a ser imposible. Por lo tanto, decidimos darle una mirada más que nada a las diferencias que tiene con su antecesor de 3 años, el Office 2007.

Office 2010 marca el debut del supuesto asesino a sueldo de Google Docs llamado “Office Web Apps”, una versión gratuita que incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote que funciona sobre la nube de Internet usando un navegador web. Para este FW Labs, no vamos a incluir esta modalidad ya que es leña de otro hogar. Tampoco vamos a hablar en detalle sobre el Access 2010 y otras aplicaciones no tan comunes, ya que es una de esos programas que muy poco de nuestros lectores usa. (Para no decir que nos dio pereza revisarlo a fondo).

Antes de que los comentarios se llenen de críticas Anti-Microsoft, Pro-OpenOffice y uno que otro GoogleDocsFanático, tenemos que dejar en claro una cosa, y lo podemos corroborar mediante un reciente estudio entregado el 11 de mayo por Forrester: La suite Office 2007 de Microsoft tiene un 81% de participación en las empresas a nivel mundial, de las cuales, el 78% soporta la plataforma SharePoint, comparado con el 4% que tiene Google Docs en la actualidad. O sea, nos guste o no, es un estándar en la industria usado por más de 500 millones de personas en todo el mundo.

Obviamente, nosotros no somos ni empresas ni nos interesan mucho los números, sino que las ventajas y la usabilidad de este tipo de productos, es por eso, que ahora, nos ponemos nuestra vestimenta oficial de laboratorio y nos lanzamos de llenos a la versión 2010.

Intro – Conclusión (Spoiler Alert!)

Al igual que en Memento, vamos a partir por el final.

Ya sabemos que tú eres como nosotros: te fascinan los programas y juguetes nuevos, y tus genes Geek te hacen querer tener siempre lo último y lo más novedoso, sin importar que nunca uses nada de las novedades del producto mejorado o, como en el caso del usuario promedio del Office, sólo uses entre el 5% y 10% de todas las funcionalidades que ofrece.

Hasta el momento, no hemos encontrado una razón concluyente para migrar de 2007 a 2010. Trabajar con Microsoft Office 2010 es a la larga más rápido, una vez que uno se ajusta a los pequeños cambios y va descubriendo las nuevas funcionalidades, pero no hay nada que te haga realmente querer gastar entre los US$150 y US$500 que cuesta este programa.

El cambio comparativo con su versión anterior es demasiado conservador, poco agresivo y un tanto aburrido. En ningún momento soltamos la palabra “Wow”, pero tampoco ningún “WFT”… así que todo queda en término medio, dentro de una evolución y no revolución.

No estamos diciendo que el Office 2010 sea malo, simplemente, su difunto hermano 2007 ofrece y le sobran cualidades y características que un usuario común y corriente va a usar. Incluso creemos que no existe razón para que las pequeñas empresas considerar una migración inmediata.

Ahora bien, si todavía estás pegado en la versión 2003, un doble salto a esta nueva versión te hará bien, más que nada, porque el formato en que desde la versión pasada Office graba sus archivos de Word y Excel, ha cambiado, y ya hemos comprobado que los conversores de formatos son más inútiles que cinturón de castidad para sacerdotes católicos.

Lo que sí nos extraña, y volviendo a los números brevemente, es que un tercio de las empresas que usan Office 2007 tienen pensado cambiarse a la versión 2010 dentro de los próximos doce meses. Creemos que esta decisión se basa más en el marketing que Microsoft le está metiendo a esta versión, que a opiniones empíricas basadas por los usuarios a nivel empresarial.

Antes de pasar al próximo tema, queremos rescatar una función increíblemente útil que nadie le ha dado mucha bola y que sí podría ser un punto decisivo para que alguien se cambie a esta versión: Ahora es posible recuperar un archivo de Word, Excel o PowerPoint el cual accidentalmente cerraste ignorando los cambios al presionar el botón “no guardar”. Es más, estos tres programas van grabando diferentes versiones de tus documentos a intervalos configurables de cada uno de los archivos con los cuales estás trabajando. Estas sub-versiones quedan almacenadas en un directorio oculto y son de fácil acceso desde la interfaz inicial de cada programa. ¡Un verdadero salvavidas!

Instalación

Hicimos las pruebas instalando el programa de las dos formas posibles: Primero instalándolo como más nos gusta: Virgen en un sistema nuevo corriendo Windows 7, y paralelamente como una mejora, o upgrade sobre la versión anterior Office 2007 en otra máquina con el mismo sistema operativo.

En ambos casos, nos sorprendió de sobremanera lo rápida, sencilla y silenciosa que fue la instalación. La única parte irritante es al principio y al momento de seleccionar los componentes en la instalación personalizada. Como podrás ver en las imágenes, Office 2010 mantiene la misma forma de seleccionar los componentes a instalar como lo viene haciendo desde su versión 2003. Esta manera no ayuda mucho al momento de tomar la decisión de qué instalar.

El upgrade de la versión 2007 fue realmente fácil y no sufrimos ni un solo tropiezo. Al momento de correr cada uno de los aplicaciones, el programa mantuvo todas las configuraciones intactas y todo el proceso no duró más de diez minutos.

El único programa que requirió un proceso adicional de instalación al momento de correrlo, fue Outlook 2010, ya que la base de mensajes que teníamos, era de más de 8 GB de tamaño, y el programa tuvo que ejercer una conversión a un formato nuevo que duró unos quince minutos. Luego de ese proceso, y tras correr Outlook nuevamente, el arranque fue de Fórmula Uno.

En definitiva, no tengas miedo al momento de mejorar de 2007 al 2010, ya que el proceso es seguro, rápido y claro. Obviamente te aconsejamos hacer un respaldo de tus archivos antes de hacer la migración.

Visualmente

Si eres usuario de la versión 2007, sobretodo de la famosa “cinta” o “listón” donde viven los íconos, no notarás muchos cambios a primera vista y al momento de usar Word o Excel, no tendrás ni un problema en hacer lo mismo que hacías antes de la mejora. Es una transición clara e intuitiva.

Ahora bien, el mayor cambio tanto visual como de usabilidad, se nota en el Outlook y en el Publisher, que por fin ya incorporan la cinta de comandos, completando y unificando así, el fin de la transición visual que comenzó cuando Microsoft re-diseño la interfaz desde el Office 2003 al 2007.

En definitiva la suite, se “ve” y se “siente” igual a la versión 2007, pero honestamente, nos costó acostumbrarnos y adaptarnos al nuevo look de Outlook ya que se ven demasiados elementos en la pantalla que nos confundieron a medida que tratamos de agregar contactos, contestar correos y ver nuestro calendario. Obviamente, tendremos que re-entrenar nuestros ojos y movimientos de mouse para sentirnos en casa nuevamente.

Le damos la palabra a Word 2010

Este artículo lo estamos escribiendo usando el nuevo procesador de textos. La verdad, tras horas y horas de escribir, borrar, y editar, no hemos notado nada nuevo ni sorprendente.

Los cambios más notables se focalizan más en las herramientas de diseño. Ahora es posible aplicar efectos artísticos a fotografías directamente desde la aplicación, y usar un sinnúmero de herramientas de edición de imágenes y gráficos tales como agregar brillo, sombras fondos y reflejos a todos los elementos gráficos.

La nueva versión además mejora notablemente la colaboración entre usuario sobre un mismo documento y el trabajo en línea a través de internet. Puedes utilizar SkyDrive para guardar tus documentos en la web y ponerlos a disposición de cualquier persona. Una vez que has compartido tu archivo, puedes ver si alguien está trabajando en el documento, revisar las ediciones que se han hecho, y hacer sugerencias. Esto no es nada nuevo en el mundo de la colaboración en línea, sin embargo lo vemos bien implementado en esta nueva versión.

Otra de las funciones totalmente mejoradas es la capacidad de buscar contenido dentro de un documento. Al presionar la combinación de teclas CTRL+F, en vez de aparecer un diálogo como en versiones anteriores, ahora se abre una barra al lado izquierdo, que permite encontrar palabras y elementos de una manera mucho más visual, rápida y precisa.

Excel 2010 con pocas mejoras, sigue siendo excelente

La nueva planilla de cálculos es la aplicación que menos cambios ha sufrido. Los más significantes se ven en la función de macros, que la verdad, era casi inusable en su versión anterior.

La cinta de comandos ahora es más simple, eficiente y ofrece más opciones de ser personalizada. Ahora podrás incluso agregar las funciones más comunes a un menú rápido que tu vas definiendo.

Ahora, al hacer clic en el menú “Archivo”, aparece una nueva pantalla llamada “Backstage” que oculta completamente la hoja de cálculo mostrando una serie de controles, como opciones de guardar, imprimir y compartir el documento que tienes abierto. Esta nueva modalidad es tremendamente útil, pero al ser algo nuevo, cuesta acostumbrarse y al principio uno tiene la sensación que los procesos de compartir e imprimir son más largos que en versiones anteriores.

Para los más fanáticos que les gustan crear informes personalizados y tablas dinámicas en Excel, “Sparklines” y “Slicers” son dos nuevos gadgets en la nueva versión 2010. Sparklines son gráficos en miniatura que caben dentro de las celdas. Por otro lado, los nuevos Slicers permiten construir visualizaciones condicionales en las tablas dinámicas. Algo demasiado complicado para la mente limitada de quién está escribiendo este FWLabs en estos momentos.

Excel 2010 es para aquellos que realmente necesitan de más control a nivel técnico y estadístico avanzado. No existe otra razón para cambiarse a la nueva versión.

Powerpoint 2010, con un poquito más de power

Uno de los clásicos recibe una leve mejora. Al igual que con Word 2010, la nueva versión incorpora un mejor y más avanzado sistema de edición de imágenes directamente desde la aplicación. Por ejemplo, al seleccionar una fotografía y navegar por los filtros fotográficos, la imagen va cambiando en tiempo real a medida que vas buscando el efecto que deseas aplicar. Extremadamente útil.

Esta nueva versión trae varias transiciones nuevas, más modernas y creativas. Algo que era una de las debilidades de PowerPoint en todas sus versiones anteriores y una de las razones del éxito de su competidor Keynote de Apple. Ahora la versión 2010 tiene un sistema de animaciones de objetos y diapositivas. Muy fácil de usar y atractivo en situaciones donde tu mensaje es débil, pero quieres convencer a tu audiencia con muchos fuegos artificiales.

Video. Por fin es fácil insertary manejar videos en PowerPoint. Lo puedes hacer metiendo videos de tu computadora directamente al documento, o importando intuitivamente videos de Internet. Lo novedoso ahora es que Microsoft te ofrece la capacidad de cortar y editar partes del video. Esto es muy limitado ya que no es un editor de videos como tal, pero por lo menos ya no requieres de editar el video en otra aplicación para simplemente cortar un pedazo del mismo.

Otra novedad, es el poder crear sub-presentaciones independientes dentro de la misma presentación. Esto es útil al momento de querer dar una presentación limitada para cierto grupo de personas y otra más completa para otra audiencia utilizando el mismo documento.

Usando SharePoint 2010, ahora es posible dar presentaciones remotamente por Internet, sin la necesidad que tu audiencia tenga PowePoint instalado. Esta simplemente ve tu presentación a través de un navegador conectado a Internet.

Outlook 2010 recibe un nuevo look

El sistema de mensajería, calendario y contactos más usado en el mundo, fue el que más cambios drásticos recibió con esta nueva versión. Ahora es más fácil manejar múltiples cuentas de correo electrónico desde un lugar centralizado. Algo que ya existía en su versión anterior, pero que finalmente funciona como debe de ser.

Lo probamos unificando una cuenta de Gmail, Hotmail un POP3 simple y dos cuentas basadas en Exchange Server. La gran novedad ahora, y esto va más orientado a las empresas, es la capacidad de integrar múltiples cuentas Exchange en una sola locación.

El manejo de conversaciones en los correos electrónicos recibe una tremenda mejora. Ahora uno puede ver y seguir correos de una manera más natural y lógica. Probamos esta funcionalidad con una base de correos basados en Exchange de 9GB con más de 200 mil mensajes. Outlook 2010 organizó los mensajes rápidamente y tuvimos acceso a las conversaciones casi de inmediato.

Desafortunadamente, esta nueva manera de ver los correos no nos convenció mucho, pero si tenemos que reconocer que puede ser de gran utilidad para muchos usuarios que requieren visualizar sus comunicaciones de una manera más dinámica.

¿Cuántas veces has tratado de seguir una conversación por correo electrónico y de los 20 mensajes, sólo 3 aportan algo nuevo y el resto son RE: RE: RE: RE:? Para solucionar este problema, la modalidad de conversación además incluye un filtro que limpia los mensajes redundantes inteligentemente.

Uno de los cambios que realmente fue para peor, es al momento de querer buscar mensajes. Aunque Microsoft dice que esta nueva forma es más rápida e intuitiva, en la realidad deja mucho que desear ya que Outlook 2010 decidió limitar la barra de búsqueda a una sola línea. Ahora, si solamente quieres buscar correos por nombre, tienes que ir a la cinta de comandos y seleccionar el botón adecuado que a su vez inserta en la barra de búsqueda un código, en este caso “De:(Nombre Persona)” lo que confunde visualmente la manera de buscar. Esta nueva forma de búsqueda se asemeja más a un terminal de comandos Linux que a un software moderno del 2010. En la versión anterior, existían campos que uno simplemente llenaba. Mucho mejor que ahora.

Nuevas barras laterales e inferiores ahora muestra la asociación de tus interlocutores y contactos con las redes sociales, haciendo que Outlook tenga un acercamiento más joven y social. Para eso, requires el Outlook Social Connector.

Por otro lado, al leer un mensaje, uno tiene la opción de abrir un pequeño panel inferior que resume todo lo que Outlook 2010 sabe de ese contacto en particular. Desde su fotografía, hasta todos los mensajes enviados y recibidos por éste.

Outlook 2010 carga más rápido, al momento de abrir la aplicación, contestar mensajes e interactuar con los mismos. Esta es una gran ventaja, sobre todo, para usuarios que se pasan horas frente a la computadora organizando su vida o trabajo mediante el correo electrónico.

Lo que realmente es impresentable, es lo tremendamente lento y lerdo que se hace el querer imprimir un mensaje. Al momento de presionar el botón “Imprimir” para plasmar en papel un mensaje que tiene un gráfico o fotografía simple, este se demoró en nuestras pruebas hasta 2 minutos en armar el diálogo antes de salir a papel. Definitivamente esto es una falla que tiene que ser reparada lo antes posible.

El resto, son cambios en el calendario y la manera en que uno interactúa con las invitaciones a reuniones. Nos desilusionó un poco esta nueva versión. Pensábamos que se nos caería la baba, pero nuestro babero terminó seco tras usar cada una de las novedades del Outlook 2010.

Link: Microsoft Office 2010 (Microsoft)