Hace poco días les contamos que Microsoft publicó el esperado Service Pack 2 para Microsoft Office 2007.  Uno de los cambios más relevantes es que por fin Microsoft Office se pone a la altura de competidores como OpenOffice, para incorporar el soporte del formato portable de documentos PDF de Adobe y para cargar o guardar documentos en el estándar Open Document Format ODF, el formato hacia cual todas las aplicaciones están apuntando.

Este movimiento es una de las acciones más importantes de la compañia respecto a la interoperabilidad de sistemas, y se trata de un cambio gradual que se ha ido produciendo en parte, gracias a la presión de los mismos usuarios.

Un poco de historia

Microsoft Office acabó con toda su competencia hace varios años, convirtiéndose en la herramienta de oficina más utilizada en todo el mundo.  Su formatos de documentos binarios (.xls, .ppt y .doc) son bastante avanzados y complejos, y si a esto añadimos que su estructura interna hasta hace poco era secreta, entonces es fácil entender por qué era imposible que la competencia lograra manejar correctamente los documentos generados con esta herramienta.

Con el tiempo, distintas organizaciones se comenzaron a cuestionar la conveniencia de esta dependencia a largo plazo, ya que el mismo fabricante de la herramienta determinaba el formato en el que se almacenaban los documentos, impidiendo que la competencia entrara a este mercado y forzando a seguir usando Microsoft Office si se quería tener acceso al contenido de esos archivos (Vendor lock-in),

Mientras tanto, herramientas como OpenOffice comenzaban a usar por omisión formatos basados en el estándar XML, un formato de texto plano que permite expresar estructura y contenido en un mismo archivo, de forma entendible para máquinas y humanos en forma relativamente similar al HTML que es usado para construir páginas web.  En estricto rigor, un documento de OpenOffice es un archivo ZIP que contiene el XML que representa al documento más los recursos binarios como imágenes o sonidos, se puede abrir en cualquier plataforma y manipular con herramientas independientes, incluso el archivo XML se puede modificar o leer con un simple editor de texto si se tienen los conocimientos adecuados.  Construir una herramienta capaz de procesar uno de estos archivos está al alcance de un programador promedio, con un mínimo esfuerzo.

Por el lado de Microsoft, en el 2003 se comenzó a dar soporte para un formato basado en XML pero que era básicamente una traducción de su formato binario, demasiado cercano a la propia implementación de Microsoft Office, si bien el formato se acercaba a algo abierto, se mantenía la dependencia.

Comienzan las presiones

A mediados de esta década, las organizaciones que comenzaron a considerar el cambio de sus aplicaciones de oficina se dieron cuenta de la limitación de mantener sus documentos en un formato sobre el cual no habían garantías de poder acceder sin Microsoft Office, y comenzó la presión por usar formatos abiertos y estándares.

Por otra parte, el formato usado en OpenOffice fue acondicionado y propuesto como estándar bajo el nombre de Open Document Format (ODF) y una vez aprobado, se incluyó como formato nativo tanto en OpenOffice como en otras herramientas.

Las mismas organizaciones ahora tenían que decidir entre mantener sus documentos en el mismo formato y seguir dependiendo de Microsoft Office o cambiar definitivamente a un formato abierto y usar cualquiera de las herramientas de oficina con soporte de ODF.

Microsoft y su propio estándar abierto

Por su parte, Microsoft en vez de adoptar el estándar ODF aplicó la estrategia de mejorar su formato XML y lograr que fuera declarado como el estándar.  Asi nace Office Open XML OOXML.

Esta estrategia que para los puristas puede parecer meramente comercial, también tiene una justificación técnica ya que según los entendidos el modelo de documentos ODF no era capaz de representar el modelo de documentos usado en Microsoft Office.

En paralelo Microsoft publicó la especificación de sus formatos binarios bajo condiciones que permitían la implementación en otras herramientas.  Esta acción terminaba con el control sobre la “formula secreta” en que se guarda la gran mayoría de los documentos del mundo, terminando teóricamente con la dependencia.

El problema es que si bien Microsoft proponía un estándar basado en XML y al mismo tiempo revelaba el formato de sus documentos binarios, en la práctica los únicos capaces de implementar correctamente los formatos seguían siendo los desarrolladores de Microsoft Office.

La lucha por ser el estándar

El proceso de estandarización de Office Open XML fue bastante polémico.  En varios paises se criticó este proceso por ser poco riguroso e insuficiente para validar una especificación de ese tamaño.  Incluso en algunos paises se denunciaron irregularidades para lograr el estandar a toda costa, aunque hay que dejar en claro que la compañia tomó distancia de estas prácticas.

En este proceso, el formato Office Open XML fue bastante criticado ya sea por falencias técnicas o por contener especificaciones incompletas que impedían a cualquier desarrollador implementarlo de forma adecuada, y eso haría que se mantuviera la dependencia con Microsoft Office para manejar adecuadamente estos documentos.

El formato recibió cientos de observaciones de todos los países, y Microsoft tuvo que aplicar las modificaciones necesarias para corregir el formato y dejarlo apto para ser aprobado como un estándar.

Cuando finalmente fue aprobado, era tan distinto al formato original que la compañia tendría que volver a trabajar para que sus aplicaciones lo implementaran correctamente.

Microsoft cede ante Open Document Format

Independiente de la aprobación de OOXML como estándar, se mantenia el problema de que Microsoft Office no soportara el estándar usado por el resto de las aplicaciones, y en el 2008 anunció que daría soporte a una comunidad de desarrolladores para escribir un plugin para que se pudiera usar ODF en Microsoft Office.

Posteriormente fueron más allá y anunciaron que Service Pack 2 para Microsoft Office 2007 permitiría abrir y guardar documentos en formato ODF, incluso para aquellas organizaciones que lo desearan, se podía configurar como formato por omisión.

Llega la promesa

El soporte para ODF ya está disponible para Microsoft Office 2007 con su Service Pack 2, algo impensable hace unos 5 años atrás cuando toda esta verdadera guerra de estándares recién comenzaba.

En ese entonces para muchos se trataba de una causa perdida, pero a medida que se fueron sumando empresas, gobiernos y simples usuarios se logró este gran paso que permitirá que nuestros documentos se puedan utilizar en forma independiente de la herramienta.

Pero no todo es color de rosa, ya que desde el punto de vista técnico uno de los principales problemas es que formatos como el original de Microsoft Office no estaban diseñados para ser abiertos y multiplatforma, por lo tanto aún quedan limitaciones para que sean totalmente intercambiables con un formato como ODF.

Se espera que a medida que pase el tiempo, ODF vaya madurando y ganando adeptos para convertirse en un estándar desde todo punto de vista, a medida que se vaya utilizando volveremos a tener el control sobre nuestros propios documentos.  Ahora lo que necesita es una gran base de usuarios, y si no participaste en la etapa que ya ha terminado de este esfuerzo de apertura, puede ser hora de dar el paso.

Link : Office 2007 adds Open Document support (CNET)